Пример делового письма

Структура делового письма. Правила и примеры. Шаблон для примера

Пример делового письма
   

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты? 

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет: 

  • Значительно повысить эффективность деловой переписки. 
  • Сократить время на изучение и понимание идеи послания. 
  • Закрепить за вами статус профессионала. 
  • Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки. 

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться. 

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем. 

Виды деловых писем 

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так: 

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом. 

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения,  рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций. 

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:  

  • Гарантийные письма. 
  • Письма-инструкции. 
  • Информационная корреспонденция;
  • Письма-напоминания. 
  • Письма-уведомления. 
  • Сопроводительные письма. 

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма. 

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста. 

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо  имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и  так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем. 

Поблочная структура делового письма

Шаблон структуры делового письма. Скачать пример в PNG и PDF можно в конце статьи

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме 

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

Вступление состоит из нескольких элементов: 

1.Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

При написании заголовка необходимо:

  1. Выдержать деловой стиль;
  2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
  3. Выделить основную тему;
  4. Показать адресату, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

  • Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
  • Поздравляем со вступлением в новую должность! 
  • Претензия по качеству продукции  от ООО “Эдельвейс”.
  •  Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании. 

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

  1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
  2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
  3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
  4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
  5. Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

  1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
  2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
  3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
  4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
  5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

  • Точка не ставится вообще.
  • После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
  • После запятой можно продолжать писать со строчной.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит  суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

  • даты;
  • факты;
  • документы;
  • договоренности;
  • упоминания других лиц и прочее.

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать. 

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком): 

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение в деловом письме

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

  • сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
  • дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

Эпилог 

Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий: 

  • Сначала нужно поприветствовать получателя. 
  • Затем кратко ввести в суть дела. 
  • После чего донести суть послания. 
  • Теперь можно резюмировать сказанное и попрощаться. 

Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты. 

Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”. 

Добра вам!

Никто не идеален. У нас тоже случаются опечатки. , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо за помощь!

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Источник: https://petr-panda.ru/struktura-delovogo-pism/

Как написать деловое письмо, которое прочитают

Пример делового письма

Сразу отметим: речь пойдет об электронных письмах. Если кто-то еще пользуется обычной почтой, уверяем вас, правила те же. В принципе, все эти правила действуют и для обычных рассылок, о которых мы уже писали. Сейчас речь идет именно о деловой переписке. Если вы:

  • предприниматель, который общается с важными для дела людьми;
  • сотрудник, который пишет начальнику или будущему руководству;
  • человек, который интересуется основами интернет-этикета и людской психологией — тогда смело читайте, будет интересно.

Особенности деловой переписки

  • ровное, спокойное изложение — не путать с сухим бюрократическим языком;
  • общение строго по делу — донести до адресата определенную информацию;
  • небольшой объем — листа А4 более чем достаточно;
  • соблюдение субординации, никакого панибратства. В особых случаях, когда с адресатом делового письма складываются неформальные, нерабочие отношения, — конечно, можно этим правилом пренебречь. Но это будет уже не совсем деловое письмо, а дружеское, согласитесь?
  • особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании. В нем должны быть логотип и название, реквизиты и контактные данные, адрес сайта.

Особой солидности придает письмо, написанное на фирменном бланке компании

Виды деловых писем

1. Информационные. Такие письма не предполагают ответа — вы пишете их, чтобы рассказать адресату о какой-либо информации.

Например, вы владеете интернет-магазином и сообщаете, что завтра последний день скидок. Или что цены меняются.

Видов информационных писем множество: в них можно заявить о намерениях, напомнить о важном событии, подтвердить доставку и получение товара и так далее.

Информационный вид делового письма

2. Письма с просьбами. Как часто предпринимателям, особенно начинающим, приходится их писать! Это обращения к инвесторам с просьбой проспонсировать ваш крутой проект, бесчисленные предложения о сотрудничестве, разного рода запросы, чтобы узнать, например, некие сведения.

Письмо с просьбой

3. Пост-письма — то, что иногда необходимо написать уже после встречи с адресатом. В этом письме напомните основную тему вашей встречи, выразите свое отношение к ней, подчеркните, что хотите продолжения сотрудничества и предложите свой вариант времени и места следующей встречи.

Пост-письмо

4. Гарантийные. Если вы уже договорились о сотрудничестве, возможно, скоро потребуется необходимость в этого рода письмах. В них вы даете гарантии, что выполните свои обязательства: сделаете работу в срок, заплатите за услугу, привезете товар в срок и так далее.

Гарантийное письмо

5. Рабочие письма  — те самые, которые рассылает и получает любая компания каждый день. Это переписка с партнерами и клиентами: заключения договоров, обсуждение и переговоры, знакомство с прайс-листом и каталогом продукции, напоминания о встречах — рутинные рабочие процессы.

Рабочий вид письма

6. Письма-претензии — да, приходится и так. Обычно их пишут, когда одна сторона недовольна действиями другой. И не просто действиями, а обязанностями, закрепленными в договоре. Например, Вася заключил договор с поставщиками товаров, а они, редиски такие, постоянно задерживают сроки. Или купил он автомобиль, а тот сломался.

Письмо-претензия

7. Нерабочие письма — это послания, не относящиеся напрямую к вашей деятельности. Это поздравления, благодарности за работу и даже соболезнования — в жизни все бывает.

Нерабочее письмо

8. Резюме и рекомендации — тут все просто. Либо вы пишете резюме и подкрепляете его сопроводительным письмом, либо составляете рекомендацию для вашего сотрудника или партнера.

Резюме и рекомендация

Структура делового письма

1. Заголовок. Составлять заголовки писем — это целая наука. Подробнее о секретных приемах мы рассказывали в статье “Как делать е-майл рассылки и не спамить”. Если коротко — заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для адресата.

Структура делового письма

Провокации и юмор тут вряд ли подойдут: мы же пишем серьезным людям, помните? Вот если узнаете человека поближе — тогда можно попробовать, а пока лучше не рисковать.

  1. Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо. Берегите время адресата: сразу расскажите, что вам от него нужно. “Я, Вася Пупкин, придумал классный стартап в сфере интернет-маркетинга (строительства, красоты, промышленности, авто — смотря какая у вас сфера деятельности) и прошу вас ознакомиться с ним и поддержать материально. Основная ошибка на этом этапе: растекаться мыслью по древу, мямлить, не переходить к сути вопроса.
  2. Основная часть.Тут все просто: вы подробно рассказываете, что у вас за идея, излагаете факты и аргументы, которые способны заинтересовать адресата. Если вернуться к Васе и его стартапу — он объяснит, в чем его суть, польза и выгода для человечества в целом и для адресата письма в частности. Он приведет цифры и факты, мнение целевой аудитории, мнение экспертов. Мы верим в Васю, он сможет!
  3. Самое главное. Если вы просите — попросите еще раз. Если спрашивайте — задайте вопрос четко и конкретно. Если надеетесь на  сотрудничество — еще раз четко сформулируйте свое предложение. И все это в нескольких строчках.
  4. Заключение. Поблагодарите за внимание и выразите надежду, что адресат ответит вам или совершит другое необходимое действие. Используйте призыв к действию, как в продающих текстах  или видеороликах.  
  5. Укажите свои данные: Ф.И.О., контакты, название организации и ее реквизиты.
  6. Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Самые распространенные ошибки деловых писем

  1. Не здороваться. Да, тысячи вежливых и воспитанных людей почему-то забывают здороваться, начиная письмо со слов “Уважаемый (-ая)…” Конечно, приятно быть уважаемым, но простого человеческого приветствия еще никто не отменял.
  2. Как уже было сказано, растекаться мыслью, то есть мысью, по древу.

    Если вы перескакиваете с одного на другое, учитесь формулировать мысли, а если некогда, нанимайте копирайтеров и журналистов — они точно помогут.

  3. Говорить безжизненным, сухим языком.

    Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!

  4. При этом не скатывайтесь в панибратство. В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный.

    При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам. Если ваш партнер молодой современный человек, смело пишите от первого лица.

    Если вам нужно общаться с госорганами, муниципальными организациями — лучше не испытывать судьбу и общаться нейтрально. Ответить-то вам ответят — обязаны! — но впечатление можете произвести негативное. Будьте уместными.

  5. Быть голословным.

    Можно сто раз сказать, какое у вас выгодное предложение и крутая идея, но какой в этом смысл без доказательств? Деловые люди привыкли оперировать фактами, они не верят красивым словам и картинкам. Цифры, факты, конкретика — вот ваше главное оружие.

  6. Не якайте, а выкайте. Представьте, что вы сами получаете деловое письмо от Васи Пупкина.

    Открываете, начинаете читать, а там… сплошь восхваления Васи и его продукта. Я рад за Васю, подумаете вы, но мне-то что с того? А вот если Вася расскажет, как может помочь именно вам, какую он принесет выгоду и как скоро окупятся инвестиции — тут-то станет интересно.

  7. Ошибки, описки, неряшливое оформление (разный шрифт, отсутствие пробелов) — без комментариев.

  8. Чрезмерное использование сленга. Даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере с особым профессиональным сленгом — используйте специфические выражения аккуратно. Лучше вставлять их в текст по минимуму, расшифровывать аббревиатуры, объяснять смысл некоторых слов. Вдруг вашему собеседнику — 60?
  9. Нерелевантность. Мы все еще надеемся на Васю. Вася умный, он не будет рассылать предложения о своем стартапе в сфере автобизнеса владелицам бьюти-салонов. А сколько Петь и Коль допускают такую ошибку! О том, как создать базу адресов для рассылки коммерческих предложений, хорошо написано в статье нашего эксперта.

Как не надо и как надо. Реальный пример

И вот он — самый главный вопрос, на который сейчас ответит коллективный разум. Редактор Павел Молянов провел недавно конкурс среди подписчиков своей группы во “ВКонтакте” “Кайф редактора” . Суть проста: Павлу пришло на электронную почту письмо от банка, он попросил читателей его отредактировать. Вот это письмо, приводим с разрешения получателя без изменений:

Источник: https://envybox.io/blog/kak-napisat-delovoe-pismo-kotoroe-prochitajut/

Деловое письмо образец правильного составления

Пример делового письма

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

  Скачать образец делового письма (word)

Советуем вам ознакомиться с тем как правильно написать письмо-запрос, подробности смотрите тут.

Назначение и структура

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

  1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
  2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
  3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
  4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
  5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

Топ 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

  1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
  2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
  3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
  4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
  5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуацияфраза
извещениеСообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотиваНа основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьбаПрошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждениеПодтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложениеРекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
гарантииГарантируем
отказВынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключениеУбедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2019 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Извинения

Источник: https://2ann.ru/obrazec-napisaniya-delovogo-pisma/

Примеры писем в деловой переписке

Пример делового письма

Хороший пример делового письма требуется не только начинающим предпринимателям и офисным работникам, но и абсолютно всем, кто ведёт переписку в целях работы или бизнеса. Грамотно написанное письмо — эффективный инструмент в достижении целей.

С помощью текста можно убедить делового партнёра принять более выгодное решение, сохранить лояльность клиента, привлечь в компанию квалифицированного сотрудника.

Рассказываем, какие виды деловых писем существуют, какой должна быть современная переписка и приводим примеры хороших и плохих образцов.

Рекомендации по составлению документа

Текст в деловой переписке — это инструмент, с помощью которого можно сделать адресата своим союзником или настроить его против себя. Написание деловых писем — это такой же навык, как использование программ на компьютере или работа с офисной техникой. Он доступен любому человеку, может «прокачиваться» и не зависит от литературного таланта.

Вот несколько полезных рекомендаций, после которых любой деловой текст станет лучше:

  1. Придерживайтесь чёткой структуры. Так получателю будет проще ориентироваться в документе. Тема, приветствие и обращение к адресату, цель, вопросы, предложение, контакты для обратной связи.
  2. Отделяйте смысловые части абзацами. Не пишите «простынями» — в таких документах сложно искать информацию.
  3. Деловой язык возможен без бюрократических штампов и канцеляризмов. Постарайтесь убрать все страдательные залоги (вместо «нашими разработчиками было сделано новое приложение» напишите «наши разработчики сделали новое приложение»).
  4. Будьте лаконичны. Оставьте в послании только ту информацию, которая необходима адресату для решения вашего вопроса. Хорошо, если бумажное письмо умещается на листе А4, а электронное — на одном экране без пролистываний. Если информации больше, вынесите её в приложение.

Рекомендации для традиционных бумажных писем:

  1. Помните, что бумажный документ будет идти несколько дней (или больше недели), поэтому не пытайтесь решить с его помощью срочный вопрос.
  2. Если пишете от лица организации, используйте фирменный бланк.
  3. Печатайте документ на хорошей бумаге, на качественном принтере. «Грязь», полосы и размытые буквы портят впечатление.

Деловая переписка может вестись по электронной почте или в традиционной бумажной форме

Советы для электронной переписки:

  1. Электронные письма приходят мгновенно, поэтому лучше подходят для оперативного решения вопросов. Однако если проблема очень срочная, возможно, лучше позвонить.
  2. Если пишете по электронной почте впервые, проверьте, понятно ли будет адресату, от кого пришло сообщение. Лучше использовать официальную почту компании.
  3. Не спешите отправлять документ — проверьте опечатки и ошибки, вложенные файлы. Это займёт всего 1-2 минуты.
  4. Если к письму прилагаются документы — фотографии, аудио, видео, тестовые файлы — в тексте нужно упомянуть их (иначе адресат по невнимательности может не заметить, что есть дополнительная информация). Каждый файл нужно подписать.

Стиль

В русском языке даже есть специальный стиль для делового общения — официально-деловой. Он помогает сторонам яснее доносить информацию, не допускать недосказанности и посторонних эмоций.

Признаки официально-делового стиля:

  • компактное изложение, краткость, лаконичность;
  • экономное использование языковых средств;
  • нет двусмысленности;
  • не используются художественные приёмы — восклицания, риторические вопросы, образные сравнения;
  • используются специальной профессиональной терминологии, сокращения и аббревиатуры;
  • нет эмоциональной экспрессии;
  • прямой порядок слов (подлежащее — сказуемое);
  • слабая индивидуализация, нет «авторских» приёмов;
  • не допускаются разговорные просторечные выражения, фразеологизмы.

Официальное письмо должно отвечать этим критериям — в противном случае можно встретить непонимание адресата. Особенно это важно, если получатель — государственное учреждение.

Оно может отказаться рассматривать обращение, составленное с нарушением этих правил.

Чтобы обезопасить себя от лишней бумажной работы, заранее убедитесь, что в текст не попали разговорные фразеологизмы, в нём нет лишней экспрессии, а суть сформулирована максимально доступно.

Приверженность официально-деловому стилю не равнозначна использованию бюрократических штампов, канцеляризмов и громоздких предложений.

Все эти правила можно соблюсти, сделав при этом текст ясным и легко читаемым. Критерии официально-деловому стиля не противоречат ни одной из представленных выше рекомендаций.

Оформление делового письма

Оформление делового письма возможно в 2 вариантах:

  • на бумаге;
  • в электронном виде.

Очевидно, что правила оформления двух типов писем будут отличаться. Разберём, как писать документы, чтобы адресаты понимали вас.

Общие рекомендации по оформлению писем:

  1. Сделайте документ удобным для получателя. Это означает разбить текст на абзацы, а каждой мысли посвятить отдельное предложение.
  2. Если послание предназначено конкретному адресату, обратитесь к нему по имени или имени и отчеству (в зависимости от установившихся отношений). Обращение только на «вы».
  3. Используйте списки и пункты, чтобы упростить восприятие информации.
  4. Таблицы лучше не вставлять в текст, а выносить в приложение (исключение — маленькая таблица на 2-3 столбца и строчки).

Деловое письмо пишут в официально-деловом стиле: кратком, лаконичном, эмоционально-нейтральном

Оформление бумажных писем:

  1. Используйте фирменный бланк организации или ИП. Проследите за актуальностью данных в бланке. Нередко бывает, что организация меняет телефон или адрес, но забывает обновить информацию на официальном бланке. Это усложняет ответ.
  2. Один шрифт и один кегель (размер шрифта) на письмо. Исключение — информация в бланке.
  3. Не используйте разные цвета для текста (не выделяйте красным и т. д.). Исключение — цветной логотип на бланке и другой цвет чернил подписи.
  4. Только качественная бумага формата А4. Никаких черновиков, мятых листов, помарок, исправлений корректором.
  5. Оригинал подписывается лично руководителем организации. Письмо с копией подписи отправлять недопустимо.
  6. Аккуратно сложите письмо в 2 или 3 сгиба по размеру конверта. Не подгибайте листы сбоку.

Оформление электронных писем:

  1. Не игнорируйте строку «Тема». Ясно и сформулируйте, о чём письмо. Не «выгодное предложение», а «коммерческое предложение ООО «Макрос» на поставку бумаги».
  2. Электронная переписка — не повод отказываться от обращений. Назовите получателя по имени или имени и отчеству.
  3. Настройте корректную автоматическую подпись, следите за актуальностью контактных данных в ней.
  4. Если вы пишете ответ на электронное письмо, подумайте, нужно ли заново пересылать адресату всю переписку. Старые сообщения почти всегда прикрепляются автоматически, однако в большинстве случаев нет смысла пересылать «простыни» туда-сюда. Удалите всё лишнее.
  5. Подпишите все прикреплённые файлы.

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы.

Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов.

Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Заключение

В деловой переписке стоит придерживаться официально-делового стиля, однако, избегать громоздких предложений и канцелярского языка. При подготовке письма стоит ясно формулировать цели и просьбы, избегать двусмысленности. Оформляя текст, позаботьтесь об адресате: документ должно быть легко читать. Понятная структура поможет быстрее находить нужную информацию и готовить ответ.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/dokumenty/primery-pisem-v-delovoj-perepiske.html

Деловое письмо. Образцы деловых писем

Пример делового письма

Деловое письмо – один из основных способов коммуникации между представителями бизнеса. От обычной личной переписки оно отличается сдержанным стилем, использованием устоявшихся штампов и клише. Существуют различные виды этого документа, например письма-просьбы, претензии, обращения и другие.

Каждый из них преследует собственные цели и имеет свои правила оформления. Грамотно написанные письма помогут укрепить Ваш имидж и подчеркнут профессионализм. Воспользуйтесь нашими рекомендациями, и Вам будет проще наладить отношения с деловыми партнерами.

Прочитав эту статью, Вы узнаете правила ведения переписки и сможете ознакомиться с образцом письма.

Структура

Разбивайте текст на абзацы, используйте подзаголовки и списки, так читателю будет проще понять суть написанного. В зависимости от целей выделяют несколько частей документа.

Заголовок. Каждый образец официального письма начинается с темы. Она должна сразу раскрывать цель, чтобы с первого взгляда было понятно содержание делового документа. Например, просьба, запрос, приглашение и т. д.

Приветствие. Чаще используют обращение «Уважаемый(-ая)», имя и отчество. В конце нужно поставить точку или восклицательный знак. Правильным будет и деловое обращение через должность (директор, руководитель, коллеги).

Главное – привлечь внимание и побудить дочитать текст до конца. Обращение по имени носит более личный характер и помогает наладить контакт с читателем.

Не используйте сокращений «г-н», «г-жа», они могут быть расценены как неуважение.

Основная часть. Изложите суть и цель обращения, четко объясните, чего хотите от читателя. Это может быть просьба о предоставлении скидки, сотрудничестве, встрече. Выбирайте формулировку, соответствующую теме.

Например, в письме-просьбе должна содержаться фраза «Прошу Вас о предоставлении…». Не забывайте, что ходатайство должно быть написано с уважением к адресату. Если текст содержит несколько просьб, перечислите их под разными абзацами. Избегайте жестких требований.

В конце своего обращения можно добавить призыв к действию, например о предоставлении чего-либо.

Ваши предложения. Вы можете привести способ решения проблемы или удовлетворения просьбы. Если письмо носит характер жалобы, завершите его возможными вариантами разрешения ситуации. Если это возможно, укажите, почему адресату выгодно прислушаться к Вам.

Итог. Завершить письмо-просьбу или обращение можно кратким выводом. Также здесь может содержаться напоминание, предупреждение. В конце документа поставьте подпись с расшифровкой. Традиционно письма, содержащие просьбы, обращения и другую деловую переписку, завершают фразой «С уважением…», «С наилучшими пожеланиями…» и другими. Выбирайте подходящую в зависимости от контекста.

Советы и рекомендации

Максимальный размер письма-просьбы или обращения не должен превышать 1–2 страниц. В деловом письме Вы должны изъясняться максимально четко и не допускать вариантов толкования. Официальный повод предполагает строгую субординацию.

Тон писем – нейтральный, без личностных оценок. Если Вы обращаетесь к получателю с просьбой, допустимо сделать ненавязчивый комплимент. Например, используйте фразу «Вы, как эксперт в этой области…».

Так у Вас появится больше шансов достичь цели.

Примеры

Перед Вами образец официального письма, составленный по всем правилам. Вы можете ориентироваться на него при составлении аналогичных деловых документов.

Письмо-обращение приведено ниже.

Каждый человек может столкнуться с необходимостью написания данного документа. Соблюдение наших рекомендаций позволит освоить тонкости переписки с начальством, коллегами и партнерами по бизнесу. Используйте этот инструмент с умом, и он поможет Вам добиться успеха.

Источник: https://www.papagroup.ru/article/delovoe-pismo-obrazec-obrazcy-delovyx-pisem/

Юр-слово online
Добавить комментарий