Списание гсм в командировке на личном транспорте

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

Списание гсм в командировке на личном транспорте

Многие профессии требуют поездки в командировки. Чтобы добраться до места назначения, работник может использовать общественный транспорт, служебный или личный автомобиль. Ограничений в этом вопросе закон не предусматривает, хотя в отчете о командировке данная информация тоже должна быть указана. 

Однако если используется автомобиль личный, то директор организации должен возместить расходы, которые были потрачены при его эксплуатации. В каком виде предусмотрена компенсация? Как ее оформить? Какие документы при этом понадобятся? На эти и другие вопросы найдете ответы далее.

Как оформить командировку на личном автомобиле в 2018 году?

Командировка на личном автомобиле имеет определенное оформление. Оно стандартное несмотря на вид транспорта, используемый для поездки к месту работы. Единственным нюансом является предоставление дополнительных документов.

Итак, чтобы оформить командировочную поездку, нужно произвести следующий порядок действий:

  • Подготовить документы;
  • Составить служебное задание, которое передается кадровикам, если оно необходимо;
  • Издать приказ с информацией о направлении работника на его ТС;
  • Оформить компенсацию в счет использования ТС;
  • Произвести расчет суточных;
  • Составить отчет о результатах после возвращения;
  • Составить служебную записку.

Данный порядок регулируется на законодательном уровне, поэтому его нужно четко выполнять. С 2015 года стало необязательным оформление служебного задания. Поэтому руководитель самостоятельно принимает решение о его необходимости.

Использование личного автомобиля в командировке — документы

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает необходимость оформления определенных документов.

Согласно 749 Постановления Правительствак обязательным документам относятся следующие:

  • Командировочное удостоверение;
  • Записка об использовании транспорта;
  • Документы на аренду жилья;
  • Проездные документы;
  • Отчет с указанием всех растрат.

При необходимости руководитель может оформить служебное задание. При таком виде транспорта важно оформить служебную записку. Такая поездка предусматривает предоставление путевого листа при поездке на собственном транспортном средстве.

Путевой лист дает возможность подтвердить факт о том, что транспортное средство было использовано в служебных целях. Также он позволяет вести учет относительно расчета расходов на бензин.

Форма путевого листа является законно утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, либо в учреждении ее могут разработать самостоятельно в виду особенностей самого предприятия.

В добавок водитель должен предъявить счета или кассовые чеки на покупку бензина во время поездки для списания денег из бюджета предприятия. Также желательно предоставить и другие документы, свидетельствующие о соблюдении маршрута командировки. К примеру, это могут быть накладные от поставщика или распечатки тахографа.

Образец приказа о командировке на личном автомобиле

Приказ о командировке на личном автомобиле не имеет унифицированного образца.

Оформлять его можно в произвольной форме, а именно включая в образец следующую информацию:

  • Данные об организации;
  • Дата, номер приказа;
  • Данные сотрудника, его должность, структурное подразделение;
  • Данные относительно места поездки, где будет выполняться задание;
  • Дата выезда и прибытия с поездки;
  • Цель поездки;
  • Информация об использовании собственного транспорта;
  • Данные организации, которая обязуется оплатить расходы.

В конце образца приказа необходимо поставить подпись, как руководителем, так и самим сотрудником, которого командируют.

Скачать образец 

Компенсация при использовании личного автомобиля в командировке

Использование личного автомобиля в командировке предусматривает выплату компенсации на основании статьи 168 ТК РФ и Постановления Правительства № 749.

Расходы возмещаются такие:

  • Проезд в обе стороны;
  • Суточные расходы;
  • Аренда жилья;
  • Прочие расходы, которые предусматривает работодатель, например, за парковку.

Размер компенсации рассчитывает организация. При расчете также учитывается объем двигателя транспортного средства. При объеме до 2 000 кубических сантиметров оплачивается компенсация за месяц 1 200 руб., а свыше – 1 500 руб. Налогом данная компенсация не облагается.

Существует второй вариант выплаты компенсации, который предусматривает заключения договора об аренде машины. В этом случае предприятие выплачивает сумму не в установленном законом размере, а относительно приложенных документов о затратах. По сути здесь производится выплата аренды и расходов на содержание.

Как учитывать ГСМ при использовании личного автомобиля в командировке?

Расходы на личный автомобиль в командировке при ГСМ рассчитывают таким же образом, как и при использовании служебного транспортного средства. В первую очередь предоставляются чеки с АЗС. Также расчет указывается в путевых листах. Чтобы учесть ГСМ нужно просуммировать все указанные суммы.

Таким образом, при работе, связанной с командировками, можно использовать в служебных целях собственный транспорт. При этом в бюджетных документах организации должны быть учтены расходы, которые должны быть выплачены сотруднику в виде компенсации. Кроме того, необходимо заполнить все предусмотренные законом документы при оформлении поездки.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya-v-komandirovke-kompensaciya.html

Особенности оформления командировки на личном транспорте

Списание гсм в командировке на личном транспорте

Любая командировка на личном транспорте должна оформляться и оплачиваться так же, как и поездка на служебном авто. Работодатель обязан выплатить сотруднику суточные и аванс, за который ему нужно будет отчитаться.

Общая информация

Использование служебных поездок работодателями регулируется Трудовым кодексом и другими нормативными актами. При этом он обязан гарантировать отправленному в командировку лицу возмещение всех его расходов. Оформление служебной поездки осуществляется согласно установленным правилам.

Сотрудник может ехать на собственном или служебном автомобиле, а также использовать для поездки общественный транспорт. Минимальный срок служебной командировки не установлен. Исходя из этого, сотрудник может пробыть в командировке один день и получить соответствующее возмещение.

Срок командировки во многом зависит от следующих факторов:

  • объем задания;
  • сложность выполнения поручения;
  • дополнительные характеристики задания.

Максимальных сроков у служебной поездки также нет. Нормы, которыми было установлено ограничение на 40 дней командировки без учета нахождения в дороге, были отменены.

Оформление

Работникам важно знать, какие документы в 2019 году выдаются перед поездкой.

Существуют различные нюансы оформления, например, если сотрудник едет в командировку на личном автомобиле, то потребуется служебная записка и путевой лист.

По закону некоторые документы, которые ранее использовались при оформлении командировки, больше не используются. Это командировочное удостоверение, служебное задание и т. д.

Тем не менее, на некоторых предприятиях руководители продолжают их применять, издав соответствующие локальные акты.

Отправляя работника в служебную поездку, руководитель обязан издать соответствующий приказ. Для этого есть установленная законом форма Т-9 или Т-9а, если речь идет об отправке нескольких сотрудников. Кроме того, на предприятии может быть установлена другая форма приказа.

Если сотрудник поедет в командировку на служебном или личном автотранспорте, то приказ содержит следующую информацию:

  • название компании;
  • дату и номер;
  • сведения о работнике;
  • информация о месте командировки;
  • длительность поездки;
  • цель;
  • подробности об автотранспорте.

Приказ обязательно подписывает непосредственный руководитель командированного сотрудника. На его основании бухгалтерия осуществляет необходимые расчеты и выдает лицу суточные.

Документы

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, то следует оформить путевой лист. Поэтому важно знать, как оформить этот документ в 2019 году. Несмотря на то, что при проверке расходов организации налоговыми службами путевой лист не требуется, с его помощью гораздо проще доказать использование личного транспорта.

Для составления путевого листа используется специальная форма, утвержденная постановлением Госкомстата РФ. Но, как и в случае с другими бумагами, работодатель может использовать и свою форму путевого листа. Документ обязательно содержит:

  • название и номер;
  • срок действия;
  • сведения о собственнике авто;
  • сведения о ТС и водителе.

Еще одним подтверждающим документом является служебная записка. Предприятия самостоятельно разрабатывают шаблоны записок для того, чтобы их было удобнее заполнять. Неважно, на служебном автомобиле едет сотрудник или на личном авто, документ все равно нужно оформить. Всю необходимую информацию вносит сам работник.

Служебная записка содержит основные сведения:

  • название организации;
  • сведения о работнике;
  • место назначения;
  • длительность поездки;
  • информацию об автомобиле.

К служебной записке прикладывается путевой лист и другие бумаги, подтверждающие осуществление командировки. При отсутствии подобных документов удостоверить этот факт необходимо должностному лицу принимающей организации. Для этого в документе делается соответствующая запись и подтверждается печатью и подписью.

Расходы

Практически все траты командированных работников подлежат возмещению работодателем (ст. 168 ТК РФ). Среди таких расходов находятся:

  • суточные, которые сотрудник тратит на еду и другие нужды;
  • проезд (траты на бензин);
  • аренда жилья;
  • прочие расходы.

Что касается размера суточных, то для работников государственных учреждение законом установлен свой максимум. Частные организации имеют право самостоятельно устанавливать сумму, но есть нюансы.

Максимальный размер суточных, который не облагается НДФЛ, в 2019 году составляет 700 рублей для поездок по России и 2, 5 тыс. рублей для загранкомандировок.

Остальные командировочные так же рассчитываются, исходя из бюджета организации.

Для получения аванса сотрудник обязан написать заявление с указанием необходимой суммы. Его подписывает руководитель, а затем передает в бухгалтерию. Деньги подчиненному перечисляются на банковскую карту или выдаются наличными. Остаток средств после возвращения работник обязан сдать в бухгалтерию на основании соответствующего ордера.

После возвращения работник обязан составить авансовый отчет и приложить к нему следующие документы:

  • гостиничные чеки или другие бумаги, подтверждающие траты на проживание;
  • квитанции об оплате ГСМ;
  • путевой лист, служебную записку и т. д.

Важно знать, что отчитываться по суточным не нужно. Если работник ездил собственной машиной, то работодатель обязан выплатить соответствующую компенсацию.

Ее размер устанавливается им самостоятельно, но при этом нередко учитывается объем двигателя авто. Если объем составляет 2 тыс. куб. см., то выплачивается не менее 1, 200 рублей.

Когда объем двигателя выше этой нормы, то платится не меньше 1, 500 рублей. Так же работодатель может заключить с сотрудником договор аренды.

Наниматель обязан возместить расходы на проезд, то есть на бензин. Если командировка осуществлялась на личном авто, то возмещение происходит так же, как для поездки на авто организации. Для того чтобы произвести списание ГСМ, работодателю потребуются чеки с заправочных станций. Расчет обязательно осуществляется в других документах, например, в путевом листе.

Справка: если в командировке было несколько работников, то путевой лист выписывается только на водителя. Именно он обязан отчитываться по тратам на ГСМ, техобслуживание и т. д.

Работодатель имеет право продлить командировку. Для этого необходимо придерживаться следующей процедуры:

  • работник выражает согласие о продлении служебной поездки;
  • наниматель издает соответствующий приказ;
  • перечислит сотруднику сумму аванса.

Руководитель не имеет права требовать, чтобы подчиненный при продлении командировки тратил собственные средства. Если сотрудники все-таки используют их, то должны получить возмещение после возвращения.

Однодневные командировки

Командировка на личном транспорте продолжительностью в 1 день также подлежит оплате. Спорность ситуации заключается в том, что на законодательном уровне нет четкого алгоритма отплаты таких служебных поездок.

Например, с 2012 года установлено, что размер, так называемых, суточных не должен превышать 700 рублей. Так же работодателям разрешено выплачивать сотрудникам сумму в размере их среднедневного заработка за день.

Как и при обычной служебной поездке, наниматель обязан компенсировать:

  • траты на проезд (бензин и т. д.);
  • дополнительные расходы (телефонную связь и т. д.).

Если подчиненный отправился в командировку с использованием собственного или служебного ТС в выходной или праздничный день, ему должны выплатить двойной среднедневной заработок.

Командировка сотрудника на личном автомобиле в 2019 году должна быть оформлена по всем правилам. Владельцу авто необходимо лишь предоставить документы, подтверждающие все понесенные расходы. А работодатель в свою очередь обязан все возместить.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/na-lichnom-transporte.html

Особенности командировки на личном транспорте

Списание гсм в командировке на личном транспорте

Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач. Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта.

Командировка на личном транспорте

Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст. 167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ). Для надлежащего оформления эксплуатации личного автотранспорта в служебных целях необходимо соблюсти некоторые формальности.

Обязательным является оформление приказа о направлении работника в командировку и путевого листа. Служебная записка не является подтверждением использования автомобиля в командировке, она может лишь определять ее продолжительность.

Путевой лист – основной документ, подтверждающий факт использования личного транспорта в служебных целях и целевой расход горюче-смазочных материалов (ГСМ). Подтверждение затрат на ГСМ производится чеками с автозаправочных станций (АЗС).

Приказ оформляется в произвольной форме, либо по унифицированному образцу Т9 или Т9А. Форма Т9А предназначена для направления в командировку группы сотрудников.

Приказ должен содержать информацию о том, что в ходе командировки будет использован личный автотранспорт сотрудника, также должен быть определен порядок возмещения затрат на эксплуатацию автомобиля и указана структура компенсационных выплат.

Структура выплат определяется договоренностью между работодателем и сотрудником и может быть приблизительно следующей:

  • амортизация транспортного средства;
  • затраты на ГСМ;
  • текущее техническое обслуживание;
  • возможный внеплановый ремонт.

Прочие документы, такие как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке, в 2019 году не являются обязательными, их оформление может быть регламентировано только внутренними нормативными актами организации. О том, как документально оформляется командировка, читайте в этой статье https://otdelkadrov.online/6638-dokumenty-dlya-oformleniya-odnodnevnoi-komandiroi-komandiroi-v-vyhodnye-dni

Оформление путевого листа

Путевой лист – это документ установленного образца. Может использоваться форма, разработанная непосредственно в компании, или образец, утвержденный Госкомстатом (ныне Росстат) Постановлением №78 от 28.11.1997 года.

Путевой лист обязательно должен содержать следующие позиции:

  • реквизиты документа: название и номер;
  • срок действия;
  • данные владельца автомобиля и данные водителя машины (если это разные лица):
    1. фамилию, имя, отчество,
    2. паспортные данные;
  • сведения об используемом транспортном средстве:
    1. государственный номер,
    2. реквизиты паспорта транспортного средства (ПТС)

Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля

Обратите внимание

Суточные в командировке рассчитываются с того дня, когда фактически началась командировка и включают в себя выходные и праздничные дни. Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой статье

Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  1. заполненного путевого листа;
  2. копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке;
  3. чеков, подтверждающих покупку ГСМ;
  4. авансового отчета;
  5. служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т. д.). Все отчетные документы должны быть сданы в бухгалтерию не позже 3 рабочих дней после возвращения сотрудника из служебной командировки.

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто

Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него. Формулировка «С экипажем» предполагает, что арендодатель выступает в двух ипостасях: как водитель и как арендодатель.

Следовательно, арендная плата подразделяется на непосредственно аренду и оплату услуг водителя. Вариант «Без экипажа» предусматривает, что ответственность за арендованное авто и все издержки по его эксплуатации несет арендатор, т. е.

компания, отправляющая сотрудника в командировку.

Использование в командировке услуг такси

Расходы на такси в командировке в 2019 году сотруднику должна возмещать организация, командировавшая его по служебной необходимости. Ст.

168 ТК РФ утверждает, что все расходы, понесенные сотрудником во время командировки, должны быть компенсированы работодателем.

При этом данные расходы и их суммы должны быть санкционированы или же прописаны в коллективном договоре либо в каком-либо локальном акте компании. Это положение следует учитывать сотруднику, прежде чем воспользоваться услугами такси в командировке.

Если же траты на проезд в такси зафиксированы в вышеуказанных документах или же разрешены работодателем, то сотруднику следует к авансовому отчету приложить квитанцию на бланке строгой отчетности или контрольно-кассовый чек, выданный после поездки водителем такси. При отсутствии этих документов возмещение затрат на оплату услуг такси производиться не может. Электронный чек, высланный перевозчиком по электронной почте, подтверждающим документом не является.

Квитанция формы строгой отчетности должна содержать следующую информацию:

  1. реквизиты квитанции: серию, номер;
  2. наименование перевозчика, его ИНН;
  3. сумму проезда;
  4. дату выдачи квитанции;
  5. подпись с расшифровкой лица, выдавшего квитанцию.

Возмещение оплаты услуг такси разносится в статью расходов организации, на сумму которых уменьшается ее налогооблагаемая база налога на прибыль.

Обязательным условием является документальное подтверждение того, что поездка была совершена (чек или квитанция строгой отчетности) и подтверждение того, что поездка была составляющей деятельности, направленной на получение прибыли.

Командировка – составляющая часть деятельности любой организации, поэтому затраты по ее осуществлению разносятся в статью расходов.

Источник: https://otdelkadrov.online/6787-kompensatsiya-rashodov-v-komandirovke-na-taksi-na-lichnom-transporte

Командировка на личном транспорте

Списание гсм в командировке на личном транспорте

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г.

Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа. Он должен содержать:

  • наименование автомобиля;
  • информацию о времени действия путевого листа;
  • информация о собственнике машины;
  • сведения о водителе.

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка.

В бюджетной организации

Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте.

Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы.

Несколько сотрудников

Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем.

Директора

Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях.

Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

ДТП

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт. Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Если потребовался ремонт

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника. Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке.

Использование в поездке услуг такси

Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат.

Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Образец заявления на командировку можно использовать при составлении документа.

Как написать служебную записку на командировку? Образец .

Какие документы нужны?

Для оформления командировки необходимы:

  • приказ работодателя;
  • авансовый отчет;
  • путевой лист;
  • служебная записка.

Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ

Приказ оформляется по распоряжению работодателя.

Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки.

Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись. В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки.

Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут,

образец написания приказа о направлении в командировку тут.

Командировочное удостоверение

Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя. Удостоверение носит уполномочивающий характер.

По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут,

образец написания командировочного удостоверения тут.

Путевой лист

Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия.

В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на имя работодателя. В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов.

Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Образец служебной записки здесь.

Правила оформления командировки на личном автомобиле – списание ГСМ, документы, оплата расходов на транспорт

При появлении необходимости работодатель может отправить сотрудника в командировку.

Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.

Расходы, потраченные работником на транспорт, проживание и т.д., должны быть возмещены работодателем в полном размере.

Уважаемые читатели! Статья описывает типовые ситуации, но каждый случай уникальный.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — воспользуйтесь формой онлайн-консультанта в правом нижнем углу сайта или позвоните по прямым телефонам:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Это условие регламентировано 167 статьей ТК РФ.

В ходе обсуждения деталей командировки с руководителем, трудящийся может выбрать наиболее подходящий вид транспорта, на котором он отправится в поездку.

188 статья ТК РФ допускает, что таковым может быть личный автомобиль специалиста.

Оформление поездке на своем транспорте

Любая командировка требует соответствующего оформления, вне зависимости от того, в какую местность отправляется трудящийся.

Если поездка работника подразумевает передвижение на личном транспортном средстве, обеим сторонам трудовых отношений важно позаботиться о грамотном оформлении данного мероприятия.

Главным документом, издание которого запускает процесс оформления командировки, является приказ работодателя.

В нем руководитель отражает необходимость отправки сотрудника в поездку.

Для его составления можно воспользоваться унифицированной формой Т-9 или собственным образцом, разработанным в компании.

В приказе обязательно отражается момент,касающийся использования для передвижения личного транспорта, а также технология возмещения соответствующих расходов.

Данная структура в каждом случае определяется индивидуально, но в стандартной ситуации включает в себя следующие пункты:

  • амортизация автомобиля;
  • денежные средства, потраченные на оплату ГСМ;
  • техническое обслуживание транспортного средства;
  • внеплановые ремонтные работы (в случае возникновения необходимости).

Стандартной информацией, обязательной для отражения в приказе, являются следующие данные:

  • название организации-работодателя;
  • дата издания распоряжения;
  • номер документа;
  • инициалы сотрудника, его должность и другие контактные данные;
  • сведения о месте командировки;
  • цель поездки;
  • продолжительность мероприятия;
  • подписи ответственных лиц – руководителя предприятия и сотрудника.

Кроме распоряжения может оформляться служебная записка. Следует учитывать, что она не выступает в качестве документального подтверждения факта отправки сотрудника в командировку на личном автомобиле.

В текущем году необязательными к оформлению являются следующие бумаги:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение;
  • отчет о командировке.

Перечисленные документы заполняются при условии,что необходимость их оформления отражена в нормативных актах, разработанныхкомпанией.

Основным документов, оформляемым при отправке в командировку на личном транспортном средстве, считается путевой лист.

Для его заполнения предусмотрена унифицированная форма №78. Допускается использование образца,разработанного руководством. В таком случае в путевом листе обязательно указываются реквизиты, утвержденные приказом Минтранса РФ №152.

В документации отражается следующая информация:

  • наименование бумаги;
  • реквизиты путевого листа — номер и т.п.;
  • период действия документа;
  • информация о водителе. Если транспортное средство принадлежит другому лицу, сведения о нем также указываются в этом пункте – инициалы, паспортные данные;
  • информация об автомобиле – реквизиты паспорта ТС, государственный номер.

По возвращению из поездки работник предоставляет руководителю или специалистам отдела бухгалтерии авансовый отчет.

В нем уже должна быть заполнена часть, ответственным за заполнение которой является трудящийся. Остальные данные в документ вносит бухгалтер. На предоставление отчета сотруднику дается 3 дня.

Порядок оплаты расходов на такси.

Как оплачиваются расходы сотрудника?

В соответствии со 168 статьей ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, командированный сотрудник вправе претендовать на возмещение денежных средств, потраченных на следующие цели:

  • оплату проезда в обе стороны;
  • аренду жилья;
  • другие расходы, определенные руководством.

Для того чтобы работодатель возместил специалисту оплату проезда на личном автомобиле, командированный сотрудник должен предоставить:

  • путевой лист;
  • служебную записку;
  • документы, подтверждающие расходы на покупку топлива для заправки транспортного средства.

Оплата расходов производится привычным образом – путем наличного или безналичного расчета.

Трудовым Законодательством РФ не запрещено выплачивать денежные средства, предназначенные для оплаты транспортных расходов, до отправки сотрудника в командировку.

Такое возможно по договоренности между работодателем и подчиненным.

Какие документы нужно оформить для списания ГСМ?

При возмещении денежных средств, потраченных работником на заправку личного автомобиля, учитывается информация, отраженная в Распоряжении Министерства транспорта РФ №АМ-23-р. В нормативном акте указаны нормы расхода топлива.

Для получения компенсации трудящийся должен предоставить руководству такие документы:

  • заполненный соответствующим образом путевой лист;
  • ксерокопия ПТС транспортного средства, использованного в поездке;
  • чеки с АЗС, подтверждающие расходы на оплату топлива;
  • авансовый отчет;
  • служебная записка.

При нахождении в поездке у командированного сотрудника могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, к примеру, поломка автомобиля, требующая срочного исправления.

В таком случае к списку документов,указанному выше, необходимо приложить отчетные бумаги – чеки на покупку запчастей или оплату ремонта ТС.

Полный перечень документов, которые способы подтвердить расходы в командировке, представлен .

  • Эксплуатационная ответственностьГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИСмотреть что такое “ГРАНИЦА БАЛАНСОВОЙ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ” в других словарях: граница балансовой принадлежности —…
  • Жалоба в коллегию адвокатов, образецЖалоба на адвоката в адвокатскую палатуВ Адвокатскую Палату города _____________________________________гр. __________________________,проживавшего по адресу: ______________тел. ____________на…
  • Городской архив МоскваЮридическая составляющая С юридической точки зрения, ликвидация предприятия – это очень сложный процесс, зачастую сопровождаемый…
  • Решение по апелляционной жалобеОбразец апелляционной жалобы по гражданскому делуВ ________________________________ суд(верховный суд республики/краевой/областной суд/суд города федеральногозначения/суд автономной области/суд…

Источник: https://artlife-astrahan.ru/komandirovka-na-lichnom-transporte/

Командировка на личном автомобиле: списание ГСМ и оформление, какие документы нужно оформить для оплаты расходов сотрудника на транспорт?

Списание гсм в командировке на личном транспорте

При появлении необходимости работодатель может отправить сотрудника в командировку.

Данное мероприятие представляет собой поездку в другую местность с целью решения определенных производственных задач.

Расходы, потраченные работником на транспорт, проживание и т.д., должны быть возмещены работодателем в полном размере.

Это условие регламентировано 167 статьей ТК РФ.

В ходе обсуждения деталей командировки с руководителем, трудящийся может выбрать наиболее подходящий вид транспорта, на котором он отправится в поездку.

188 статья ТК РФ допускает, что таковым может быть личный автомобиль специалиста.

[upto]

Выводы

На основании 188 статьи ТК РФ, трудящийся вправе отправиться в командировку на личном автомобиле.

В такой ситуации ему необходимо в обязательном порядке подготовить путевой лист и чеки,подтверждающие расходы на оплату и срочный ремонт (при необходимости)транспорта.

Технология компенсирования расходов должна отражаться в приказе о командировке.

При возмещении денежных средств за оплату ГСМ в учет берется информация из Распоряжения Минтранспорта РФ №АМ-23-р.

[upto]

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/na-lichnom-avtomobile.html

Командировка на личном автомобиле

Списание гсм в командировке на личном транспорте

Необходимо отметить, что списание ГСМ при командировке на личном автомобиле производится согласно нормам расхода топлива, утвержденным Министерством транспорта РФ в Распоряжении №АМ-23-р от 14.03.2008 года.

Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто Оформление использования личного автомобиля в служебной командировке возможно не только путем прямого возмещения расходов на его эксплуатацию, но и временной арендой данного транспортного средства у работника.

При этом арендатором выступает организация, отправляющая сотрудника в командировку, а арендодателем – владелец автомобиля или лицо, действующее на основании нотариально заверенной доверенности от владельца (Гражданский Кодекс (ГК) РФ, ст. 606).

Договор аренды заключается в письменной форме. Аренда автомобиля может быть 2 видов: с экипажем и без него.

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

К нему приложены документы, подтверждающие расходы на проезд:

  • чеки АЗС на приобретение бензина – на общую сумму 1000 руб. (НДС не выделен);
  • чеки платной автостоянки – на общую сумму 150 руб. (НДС не выделен).

Стоимость бензина, израсходованного за период командировки, составляет 860 руб. Бухгалтер «Альфы» сделал в учете такие записи: Дебет 10-3 Кредит 71– 1000 руб. – оприходован бензин, приобретенный в командировке; Дебет 26 Кредит 10-3– 860 руб.

– списана стоимость бензина, израсходованного в командировке; Дебет 26 Кредит 71– 150 руб. – отражена оплата услуг автостоянки.

Служебный автомобиль: НДФЛ и страховые взносы Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд в командировку на служебном автомобиле не нужно платить:

  • НДФЛ (п.

    3 ст.

Оформление командировки на личном транспорте

Но по ним должно быть видно, что сотрудник действительно сначала ехал в другой город, а потом из него возвращался (письмо Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368). Конечно, у работника помимо служебной записки должен быть путевой лист.

Ведь он обосновывает количество израсходованного горючего, а значит, нужен для списания расходов на бензин.
К тому же такой документ подтверждает, что сотрудник использовал свою машину для служебных целей.

Однако безопаснее, чтобы к служебной записке были приложены еще и чеки автозаправочной станции, расположенной в месте командировки.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения.

Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Использование личного автомобиля в командировке — компенсация

  • Командировка на личном транспорте
  • Оформление путевого листа
  • Возмещение затрат за эксплуатацию личного автомобиля
  • Альтернативный вариант оформления командировки на личном авто
  • Использование в командировке услуг такси
  • Использование транспорта в служебной командировке – это мобильность передвижения и оперативность выполнения поставленных перед сотрудником задач.

    Расходы на ГСМ в командировку на личном авто

    Рассмотрим подробно, как происходит в командировке оплата такси или возмещение эксплуатации собственного автотранспорта. Командировка на личном транспорте Трудовое законодательство предусматривает возмещение расходов, понесенных работником в служебной командировке (ст.
    167 Трудового Кодекса РФ). Использование собственного автомобиля в командировке – не исключение (ст. 188 ТК РФ).

    В командировку на личном авто? легко!

    Марка автомобиля Volkswagen «Caddy» Государственный номерной знак К171ОА 197 Водитель Иванов Иван Иванович (фамилия, имя, отчество) Удостоверение № 77 ОС № 123456 Регистрационный № 77 Серия РЕ № 654321 Показания одометра (км), дата и время (ч, мин.

    ) Пройдено, км Маршрут движения автомобиля (откуда и куда) Вид топлива Остаток топлива в баке Приобретено топлива (л) Фактический расход топлива выезда возвращения при выезде (л) при возвращении (л) Количество (л) Стоимость (руб.) 1245116.12.139:00 1303925.12.1317:00 588 г. Москва, ул. Правды, д. 17 — г. Иваново, ул. Дружбы, д. 2 — г.

    Москва, ул. Правды, д. 17 АИ-95 10 12 80 78 2730 Старший инженер (должность) (подпись) И.И.

    Иванов (расшифровка подписи) Начальник административно-хозяйственного отдела (должность) (подпись) В.Г. Карповский (расшифровка подписи) Бухгалтер (должность) (подпись) Е.А.

    Едем в командировку на личном автомобиле

    Инфо

    Особенности оформления командировки на своем авто Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа.

    Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

    Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией.

    Источник: https://3zprint-msk.ru/komandirovka-na-lichnom-avtomobile/

    Юр-слово online
    Добавить комментарий